Allgemeine Geschäftsbedingungen für MailFlow

Diese MailFlow-AGB regeln die Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Software MailFlow einschliesslich zugehöriger Dienste, Schnittstellen, Updates und Dokumentation (zusammen «MailFlow» oder «Dienst»).

MailFlow richtet sich ausschliesslich an Unternehmen, Behörden, Vereine und andere juristische Personen sowie an natürliche Personen, die den Dienst ausschliesslich im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzen («Kunde», «Sie»). Eine Nutzung als Verbraucherin oder Verbraucher im Sinne von Art. 8 UWG ist ausgeschlossen, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

Der Kunde bestätigt bei Registrierung oder Bestellung, dass er geschäftlich handelt, und gibt — wo vorgesehen — Unternehmens- und Kontaktdaten wahrheitsgemäss an.

Vertragspartner ist ausschliesslich die Leftclick AG. Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, die Leftclick AG hat ihnen ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

Ein Vertrag über MailFlow kommt zustande, wenn der Kunde ein Angebot annimmt, ein Abonnement oder Postfach-Lizenzen bestellt, einen Arbeitsbereich («Workspace») anlegt, Nutzer einlädt oder MailFlow nutzt und die Leftclick AG die Bestellung bestätigt oder den Zugang freischaltet.

Test- und Probezeiträume können von der Anbieterin angeboten, verkürzt, verlängert oder beendet werden. Nach Ablauf einer Testphase ohne kostenpflichtiges Abonnement kann der Zugang eingeschränkt oder beendet werden.

Abonnements und Lizenzen laufen für die vereinbarte Abrechnungsperiode (z. B. monatlich oder jährlich) und verlängern sich automatisch um die gleiche Periode, sofern nicht fristgerecht gekündigt. Die Kündigungsfrist und das Kündigungsmedium (z. B. Abrechnungsbereich in MailFlow oder schriftliche Mitteilung an info@leftclick.ch) ergeben sich aus der Bestellung oder dem Angebot; mangels Regelung gilt eine Frist von 30 Tagen zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode.

Das ordentliche Kündigungsrecht bleibt von besonderen Rechten bei wesentlichen Leistungs- oder Preisänderungen (Ziff. 3) und von zwingendem Recht unberührt.

Die Anbieterin kann MailFlow fortlaufend weiterentwickeln. Anpassungen an Funktionen, Benutzeroberfläche, APIs, Integrationen, Sicherheitsmassnahmen, Speicher- und Verarbeitungslogik sowie Support- und Betriebsmodellen sind zulässig, sofern sie (a) die wesentliche Nutzbarkeit des für den Kunden gebuchten Tarifs nicht beeinträchtigen, (b) aus sicherheits-, rechts- oder technologiebedingten Gründen erforderlich sind, oder (c) auf Änderungen Drittanbieter (z. B. Microsoft) zurückzuführen sind und für den Kunden nachvollziehbar sind.

Während einer bereits bezahlten Abrechnungsperiode darf die Anbieterin den für diesen Tarif wesentlichen Funktionskern nicht willkürlich entziehen. Eine wesentliche Verschlechterung liegt insbesondere vor, wenn zentrale, im Angebot oder in der Leistungsbeschreibung (Ziff. 20) ausgewiesene Funktionen dauerhaft entfallen oder nur gegen Mehrpreis verfügbar werden. In diesem Fall kann der Kunde das betroffene kostenpflichtige Abonnement ausserordentlich zum Ende des Monats, frühestens 30 Tage nach Mitteilung, kündigen. Bei jährlicher Vorauszahlung erhält der Kunde eine anteilige Rückerstattung bereits bezahlter, nicht genutzter Monate ab Wirksamkeit der Verschlechterung, abzüglich bereits erbrachter Leistungen.

Preise, Gebühren und Rabatte für künftige Abrechnungsperioden können angepasst werden. Bereits bezahlte Perioden werden nicht rückwirkend erhöht, ausser bei gesetzlicher Pflicht, nachvollziehbarer Weitergabe von Kosten Dritter oder ausdrücklicher schriftlicher Vereinbarung. Preiserhöhungen für laufende Abonnements werden mindestens 30 Tage vor Wirksamkeit mitgeteilt; der Kunde kann zum Zeitpunkt der Erhöhung kündigen.

Postfach-Lizenzen, Feature-Matrizen und Kontingente können angepasst werden, sofern Ziff. 3 Abs. 1–2 eingehalten werden. Ein reiner Tarifwechsel oder die Einführung neuer Stufen begründet für sich allein keinen Bestandsschutz über die laufende bezahlte Periode hinaus, sofern der bisherige Tarif weiterhin in vergleichbarer Weise nutzbar bleibt.

Diese MailFlow-AGB können angepasst werden. Wesentliche Verschlechterungen der Rechtsposition werden mindestens 30 Tage vorher mitgeteilt. Widerspricht der Kunde fristgerecht und kündigt das betroffene Abonnement, gelten die neuen Bedingungen für dieses Abonnement nicht. Andernfalls gelten die geänderten Bedingungen ab dem mitgeteilten Datum; die fortgesetzte Nutzung nach Ablauf der Widerspruchsfrist gilt als Zustimmung, soweit zwingendes Recht nicht entgegensteht.

MailFlow wird ausschliesslich als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Der Kunde erwirbt kein Eigentum an Software, Quellcode, Dokumentation oder Schutzrechten der Anbieterin.

Der Kunde erhält ein einfaches, nicht ausschliessliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung im Rahmen der gebuchten Lizenzen und dieser Bedingungen.

Die Anzahl der Postfach-Lizenzen, zugewiesenen Pläne und aktiven Nutzerkonten ist einzuhalten. Überschreitungen können gesperrt, nachverrechnet oder mit Zusatzgebühren belastet werden.

Weitergabe von Zugangsdaten an Unbefugte, Umgehung technischer Schutzmechanismen, Reverse Engineering, Dekompilierung oder missbräuchliche Nutzung nicht öffentlicher Schnittstellen sind untersagt.

Der Kunde ist für die Richtigkeit seiner Angaben, die Einhaltung geltenden Rechts und die Einholung erforderlicher Rechtsgrundlagen und Informationen verantwortlich.

Vor dem Anschluss von Postfächern und der Verarbeitung von E-Mail-Inhalten, Metadaten, Kontakten, Anhängen und Mitarbeitendendaten über MailFlow stellt der Kunde intern sicher, dass alle erforderlichen Reglemente, Berechtigungen, Informationen der betroffenen Personen (insbesondere Mitarbeitende) und arbeitsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. MailFlow ist kein Instrument zur verdeckten oder unverhältnismässigen Verhaltensüberwachung.

Der Kunde stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zum Workspace erhalten und dass Zugangsdaten sowie OAuth-/API-Verbindungen (z. B. Microsoft 365) geschützt werden.

Der Kunde ist für die Sicherung und Archivierung seiner Geschäfts- und E-Mail-Daten verantwortlich, soweit kein separates Backup- oder Export-Angebot vereinbart wurde.

Der Kunde nutzt MailFlow nicht für rechtswidrige Inhalte, Spam, Malware, Phishing oder in einer Weise, die die Anbieterin, andere Kunden oder Dritte belastet (siehe auch Acceptable Use in Ziff. 20).

MailFlow ist auf Dienste Dritter angewiesen (insbesondere Microsoft 365 / Exchange Online, Microsoft Graph, Zahlungsdienstleister, Hosting, KI-/OCR-Anbieter, Monitoring). Für deren Verfügbarkeit, Änderungen und Bedingungen ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Der Kunde hält die Lizenz- und Nutzungsbedingungen externer Anbieter ein. Die Anbieterin haftet nicht für Ansprüche Dritter aus Verstössen des Kunden.

Ausfälle, API-Änderungen oder Einstellungen durch Drittanbieter gelten nicht als Mangel von MailFlow, sofern die Anbieterin betroffene Funktionen nach Ziff. 3 anpasst.

Die Anbieterin betreibt MailFlow nach dem Stand der Technik und mit angemessener Sorgfalt. Sie bemüht sich um eine für geschäftliche SaaS-Dienste branchenübliche Verfügbarkeit, ohne dass damit ein bestimmter Prozentsatz garantiert wird, sofern kein separates Service Level Agreement (SLA) schriftlich vereinbart ist.

Geplante Wartung kündigt die Anbieterin nach Möglichkeit mindestens 24 Stunden im Voraus an (z. B. Statusseite, E-Mail oder In-App-Hinweis). Kritische Sicherheitsupdates können ohne Vorankündigung erfolgen.

Eine bestimmte Reaktionszeit, Erfolgsquote von Automatisierungen, Workflows, KI-Klassifikationen oder Integrationen wird ohne SLA nicht zugesichert.

Support erfolgt während der Geschäftszeiten der Leftclick AG in der im Produkt oder Angebot beschriebenen Form. Erweiterter Support kann gesondert verrechnet werden.

Verarbeitet der Kunde über MailFlow personenbezogene Daten (z. B. E-Mail-Inhalte, Metadaten, Kontakte, Mitarbeitendendaten, Anhänge, Klassifikationen, KI-Auswertungen), ist der Kunde in der Regel Verantwortlicher und die Leftclick AG Auftragsverarbeiterin im Sinne des Schweizer DSG und — soweit anwendbar — der EU-DSGVO.

Der zwischen den Parteien geltende Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) der Leftclick AG in der Fassung für MailFlow (einschliesslich MailFlow-Anhang zu Datenkategorien, Zwecken, Speicherorten, Löschfristen, KI-Verarbeitung, Unterauftragsbearbeitern und Meldepflichten) ist mit Vertragsschluss bzw. erster Verarbeitung personenbezogener Daten über MailFlow Vertragsbestandteil und nicht lediglich optional. Abrufbar unter der in Ziff. 20 genannten URL.

Technisch-organisatorische Massnahmen (TOM) und die Liste der Unterauftragsbearbeiter (Subprocessor) für MailFlow werden in den dort genannten Dokumenten beschrieben und bei wesentlichen Änderungen aktualisiert; der Kunde wird über neue Unterauftragsbearbeiter gemäss AVV informiert.

Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nur mit geeigneten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, anerkannte Garantien oder Einwilligung), wie im AVV geregelt. Ob die DSGVO anwendbar ist, richtet sich nach der Verarbeitungssituation; der AVV regelt die Pflichten nach Art. 28 DSGVO, soweit einschlägig.

Die Datenschutzerklärung der Leftclick AG / MailFlow gilt ergänzend für transparente Information der betroffenen Personen.

Nach Vertragsende stellt die Anbieterin dem Kunden für 60 Tage eine Exportmöglichkeit der in MailFlow konfigurierten Daten bereit, soweit technisch verfügbar. Danach löscht die Anbieterin die Daten des betroffenen Workspaces gemäss AVV und dokumentierten Fristen, vorbehältlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten der Anbieterin.

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen vertraulich und nutzen sie nur zur Vertragserfüllung.

• AVV / DPA (MailFlow-Anhang): https://mailflow.leftclick.ch/de/legal/dpa
• TOM: https://mailflow.leftclick.ch/de/legal/toms
• Unterauftragsbearbeiter: https://mailflow.leftclick.ch/de/legal/subprocessors
• Datenschutzerklärung: https://leftclick.ch/datenschutz

Entgelte richten sich nach Preisliste, Abrechnungsbereich in MailFlow oder individueller Vereinbarung. Preise sind netto zuzüglich gesetzlicher Abgaben.

Zahlungen sind innerhalb der auf der Rechnung genannten Frist fällig. Bei Verzug gelten Mahngebühren und Verzugszinsen gemäss Leftclick-AGB; die Anbieterin kann Leistungen aussetzen und kündigen.

Rückerstattungen erfolgen nur bei zwingendem Recht, ausdrücklicher schriftlicher Zusage oder gemäss Ziff. 3 (wesentliche Verschlechterung bei Jahresabos). Bei vorzeitiger ordentlicher Kündigung durch den Kunden besteht kein Anspruch auf anteilige Rückerstattung der laufenden Periode, ausser bei zwingendem Recht.

Soweit gesetzlich zulässig, wird MailFlow ohne ausdrückliche Zusicherung bestimmter Ergebnisse bereitgestellt. Gesetzliche Gewährleistungsrechte des Kunden bei B2B-Verträgen bleiben unberührt, soweit nicht wirksam ausgeschlossen.

Der Kunde meldet erkennbare Mängel unverzüglich. Die Anbieterin kann Nachbesserung, Ersatzleistung oder Preisminderung innerhalb angemessener Frist anbieten, soweit ein Mangel vorliegt und die Anbieterin dafür verantwortlich ist.

Ansprüche verjähren — soweit zulässig — innerhalb von zwölf Monaten nach Bereitstellung der betroffenen Leistung.

Für MailFlow gilt ausschliesslich diese Ziff. 11. Entgegenstehende Haftungsbestimmungen der Leftclick-AGB sind für MailFlow-Leistungen ausgeschlossen.

Die Anbieterin haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Personenschäden. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet sie nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

Die Gesamthaftung für alle Ansprüche aus oder im Zusammenhang mit MailFlow ist auf die in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis für MailFlow bezahlten Entgelte begrenzt, höchstens CHF 10'000 pro Schadensfall und CHF 50'000 pro Kalenderjahr, sofern nicht zwingendes Recht höhere Haftung vorsieht.

Ausgeschlossen oder beschränkt ist insbesondere die Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust, Reputationsschäden, Kosten der Datenrekonstruktion, Ausfälle von Drittanbietern, fehlerhafte KI-/Automatisierungsergebnisse und Schäden aus nicht autorisiertem Zugriff, sofern der Kunde seine Sorgfaltspflichten verletzt hat.

Der Kunde stellt die Anbieterin von Ansprüchen Dritter frei, die aus rechtswidriger Nutzung durch den Kunden oder seine Nutzer entstehen.

KI-gestützte Funktionen (Klassifikation, Vorschläge, Assistent, OCR u. Ä.) liefern probabilistische Ergebnisse ohne Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Rechtskonformität. Der Kunde bleibt für Prüfung, Freigabe und geschäftliche Entscheidungen verantwortlich.

Kundendaten, E-Mail-Inhalte und Konfigurationen werden ohne ausdrückliche schriftliche Vereinbarung nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle der Anbieterin oder Dritter verwendet. Verarbeitung erfolgt zur Erbringung des Dienstes gemäss AVV.

KI-Verarbeitung kann Unterauftragsbearbeiter und Verarbeitung in der EU, der Schweiz oder — mit geeigneten Garantien — in Drittländern umfassen; Details stehen im AVV und in der Subprocessor-Liste.

Automatisierte Aktionen (z. B. Versand, Löschen, Weiterleitung) sollten vom Kunden konfiguriert werden; wo MailFlow Vorschläge macht, liegt die Ausführung geschäftskritischer Schritte beim Kunden, sofern nicht ausdrücklich als autonomer Modus aktiviert und im Angebot beschrieben.

Protokolle zu KI-Anfragen und -Ergebnissen können zu Sicherheits-, Fehleranalyse- und Nachvollziehbarkeitszwecken für eine begrenzte Dauer gespeichert werden (Fristen im AVV).

Die Anbieterin kann Modelle, Prompts und Schwellenwerte anpassen, sofern Ziff. 3 eingehalten wird.

Rechte an MailFlow, Marken und Dokumentation verbleiben bei der Leftclick AG oder Lizenzgebern.

Kundeninhalte verbleiben beim Kunden; der Kunde räumt der Anbieterin das zur Erbringung des Dienstes erforderliche Nutzungsrecht ein.

Feedback darf ohne Vergütungspflicht verwendet werden.

Die Anbieterin kann den Zugang sperren oder den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos kündigen, insbesondere bei Zahlungsverzug, Verstössen gegen diese Bedingungen oder den AVV, Sicherheitsrisiken, Missbrauch oder behördlichen Anordnungen.

Bei Beendigung erlöschen Nutzungsrechte; Verbindungen zu Drittsystemen sind zu trennen. Geschuldete Entgelte bleiben fällig. Export- und Löschfristen gemäss Ziff. 8 gelten.

Bestimmungen, die ihrer Natur nach überdauern (Haftung, Geheimhaltung, IP, anwendbares Recht), bleiben in Kraft.

Ereignisse ausserhalb des zumutbaren Einflussbereichs (z. B. Naturereignisse, Krieg, Streik, Pandemie, behördliche Massnahmen, Ausfall von Telekommunikation oder Cloud-Infrastruktur Dritter) befreien die Anbieterin für die Dauer der Beeinträchtigung von der Leistungspflicht ohne Schadenersatz.

Der Kunde darf Rechte und Pflichten nur mit schriftlicher Zustimmung der Anbieterin übertragen. Die Anbieterin darf an verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger übertragen.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen wirksam. An die Stelle tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Es gilt materielles schweizerisches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts (CISG).

Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Arlesheim, Schweiz, vorbehältlich zwingender Gerichtsstände.

Streitigkeiten werden zunächst einvernehmlich geklärt; das Mediationsverfahren der Leftclick-AGB gilt soweit anwendbar.

Verarbeitet der Kunde Daten von Personen in der EU/EWR oder richtet er MailFlow auf solche Personen, können zusätzlich DSGVO und unionsrechtliche Vorschriften anwendbar sein; die Parteien halten dann die im AVV geregelten Pflichten ein.

Vertragsbestandteile sind — in absteigender Rangfolge bei Widerspruch, soweit nicht zwingendes Recht entgegensteht: (1) individuelles Angebot / Order Form, (2) diese MailFlow-AGB, (3) MailFlow-AVV inkl. MailFlow-Anhang, TOM-Übersicht und Subprocessor-Liste für MailFlow, (4) Leistungsbeschreibung / Produktbeschreibung auf der Website zum Bestellzeitpunkt, (5) Leftclick-AGB, (6) Datenschutzerklärung.

Acceptable Use Policy (AUP) und Betriebshinweise in der Dokumentation sind einzuhalten.

• Leftclick-AGB: https://leftclick.ch/agb
• AVV / DPA: https://mailflow.leftclick.ch/de/legal/dpa
• TOM: https://mailflow.leftclick.ch/de/legal/toms
• Subprocessor: https://mailflow.leftclick.ch/de/legal/subprocessors
• Datenschutz: https://leftclick.ch/datenschutz
• Impressum: https://leftclick.ch/impressum

Die Leftclick-AGB gelten ergänzend für Zahlung, Fernwartung (soweit relevant), Streitbeilegung und sonstige nicht in diesen MailFlow-AGB geregelte Punkte — mit dem in Ziff. 11 und 19 genannten Vorrang der MailFlow-AGB.

• Leftclick-AGB: https://leftclick.ch/agb